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2013年7月6日

2013.07.06

適用を考えて欲しいワークフローシステム

中小企業のIT化推進を進める中で、基本となる経営戦略やIT化戦略
を実施した後、業務分析や業務フローの具体的な作業を進める中で
感じるのは、普段そこそこ動いている自分たちの業務は結構最適化され、
今更、変える必要があるの?と言う現場の想いである。
トップダウンとして、進める場合でも、まずは、「効果のあるワーク
フローシステム導入」として、具体的なメリットから目的・狙いを考える
ことが現場での意識アップと導入の促進を図れることが少なくない。

考えるべき点が2点ある。
①全体最適の視点で、業務を見直すこと。
ある特定の部署内の利便性向上を目的とした、部分最適化の要求に終始
せず、全社業務の最適化を目指す改善とすること。
これは、経営戦略策定時に、参加キーマンに納得させる必要がある。
②改善効果の高い業務を絞り込むこと。
ワークフローシステム導入によるメリットを最大限に享受できる業務
(改善効果の高い業務)を絞り込むことが肝要である。
例えば、申請書の入力内容が複雑な業務、審査者・承認者のチェック作業が
煩雑な業務、申請内容によって、業務ルールが複数存在する場合など。
まずは、顕著になっているムダ、ムリな業務から始める。

1.ワークフローシステムの検討
既に、経営戦略化は済んでいるとの状況では、自社の最重要経営課題が設定
され、改善の方向性、目標値の設定が出来ている。

①導入部門含めた業務プロセスの見直し
紙や単独のパソコンでこなしていた流れをそのまま置き換えるケースが
多いようであるが、結構、上手く行かない場合が多い。業務の流れの中で、
ムダ、ムリ、ダブりの現プロセスで、何がネックになっているか?を
まず、考えるべきである。
業務フロー(流れ図)等を活用しながら、現状の業務を可視化する事から
始め、ヒアリング、アンケート調査を実施し、現状業務における問題点
の把握、分析を行う。
②新業務モデルの推進
現状業務における問題点から抽出した課題の重要度、優先順位を検討した
上で、新業務モデルを策定する。この場合、経営戦略作成で出てきた
重要経営課題の解決策からも新モデル化へ適用する場合がある。
③導入評価の定量化を進める。
単純に旧来の業務の置き換えは、使用者の評価を低くすることを認識の上、
目的とその数字目標を明確にすることが肝要である。
実施のステップも考えて、優先項目の高い業務から定量的に効果を出せれば、
新業務モデル全体の実施も容易になる。
例えば、上司の承認を受けることの容易性や短縮化、など社員の作業時間、
待ち時間などが不要となり、その投資効果の数字化を考える。

2.ワークフローシステムの選定
自社の戦略化のための企業文化、IT成熟度、業務レベルなどにより、
以下のソリューションをベースとして、フロー化を進める。
・グループウェアをベースとしたアプローチ
・ワークフロー専用ソフトの活用
・BPMをベースとしたアプローチ

ワークフローシステム選定のポイントは、ソリューションの特徴を踏まえて、
自社の業務モデルに即した運用ができるかが評価のポイントになる。
ワークフローソリューションを選定する上で、重要な機能は、「フォーム設計」
「承認ルート定義」である。
ソリューションの使い易さに選定評価の重きが置かれこられの機能の確認が、
「どの製品も似たようなもの」とおろそかになってしまうことがある。
これらの機能が不足していると自社の業務にあった申請フォーム設計やフロー
設定が行えなくなり、業務効率を低下させてしまう場合もある。
①製品の使い易さ
使い易さは、全体最適の視点で評価する必要がある。利用者の使い易さに加えて、
運用担当者による使い易さも十分に考慮する必要がある。
また既存の帳票やドキュメントの活用ができるか否かも、製品の使い易さの評価
ポイントになる。既存帳票フォームでのシステム化は、利用者にとって迷いや
混乱が少なく、スムースに運用が開始できる。
②内部統制・業務統制への対応
一般的にワークフローをシステム化すると、業務フローを可視化・自動化でき、
社内の規定に基づいたフロー制御でき、承認処理などが適切な権限コントロール
で行われる。そしてその操作ログやシステムログが適正に管理できる。
このようにフロー可視化・フロー制御・ログ管理など、ワークフローのシステム化
には、内部統制・業務統制への対応を強化できるメリットがある。
このメリットを享受するためには、細かなアクセス管理、ログ管理機能が充実している
製品を選ぶことが必要となる。これらの機能が充実していることで、誰がいつ、
どのような操作をしたかなどのログの取得が可能となり、万が一、問題発生した
ときでも追跡が容易に行える。
③業務変更・組織変更への対応
ワークフローツールの運用にあたり、業務範囲拡張や人事異動、組織変更により
定義済みの承認ルートや業務ルールが変わることを想定しておく必要があり、
業務の遂行に影響を及ぼさないように各種設定・設計の変更が行えるか、製品選定
の際に確認しなければならない。
④システム連携への対応
外部システムとの連携が容易に行えるかどうかも、選定にあたり重要な要素の一つ。
ワークフローシステムは、基幹システムなど連携を行うことでビジネスプロセスを
自動化できる。販売管理や会計システムなどと連携した仕組みを構築すれば、
人手を介さず正確な入力データを効率良く基幹システムへ送信でき、また
人事システムから従業員や役職データをワークフローシステムに取り込み各種
設定や権限などに反映させることもできる。
現時点では、外部システムとの連携が必要なくても将来的な運用を踏まえ、外部システ
ムとの連携が容易なツール・豊富な連携アダプタを持っている製品の選択が望ましい。

3.ワークフローシステムについて
以下に、要点のみまとめる。

1)基本要件
①必要な機能とその使い勝手
 ・ワークフローデザイン機能(自社の業務の流れにあったワークフローの設定)
 ・フォームデザイン機能(用途別書類のカスタマイズ化)
特に、マイクロソフトOffice製品との連携が高いことは有用である。
Word、Excelで作成した申請書フォーマットをそのまま入力画面として
利用可能)。PDFにも対応
②全社規模でのパフォーマンスと運用管理機能
 文章のデータサイズ、保管文章量、ユーザ数、同時アクセス数 など
 ユーザ管理機能、ActiveDirectory連携
 グループ化、進行管理
③システム連携の豊富さ
 既存の基幹システムとの連携機能
 ERPとのデータ連携が可能
④内部統制への対応
 内部統制対応機能(詳細なアクセスセキュリティ機能、ID管理、アクセス
 ログ管理、問題発生時の追跡、など)
 ⇒業務プロセスの標準化、業務フローの見える化(可視化)と合わせ対応可能 

2)ワークフローシステムの効果
①業務管理の効率化
・業務規則の徹底が進む
・業務負荷の平準化が出来る
・作業進捗、作業量の把握が可能
②処理時間の短縮が図れる
・情報の引継ぎ時間が短縮
・作業待ち時間が少なくなる
・人的ミスが少なくなる(宛先ミス、記入ミス、資料送付ミス)
③BPR推進へのベース作り
・業務の把握とフロー確認
・業務量、処理時間の把握
・プロセスの見直し、再定義
・シュミレーションによる効果の定量的な効果把握
・既存アプリケーションとの統合化
④社内文書化、規定化への援用
・ISO9000対応
・品質、開発、生産手順化推進
⑤システム構築の容易性
・エンドユーザによる設定
・プロセス定義の柔軟性

最後に、市場性の高いワークフローシステムを列記する。
・SmartWorkflow  (CSKWinテクノロジー)
・intra-martワークフロー(NTTデータイントラマート)
・ExchangeUSE(富士電機システムズ)
・X-point(エイトレッド)
・FlowLites(九州日本電気ソフトウェア)

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