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2014.09.19

人に伝える難しさへの理解

私も含めて相対的に日本人のプレゼは下手といわれる。
阿吽の呼吸、目は口ほどに、、、とか、日本人としての特性をさす言葉
は、結構多い。しかし、外国人との接触拡大やインターネットの深化
によって、自身の想い、考えなどを明確にする必要性に迫られる機会が
多くなっているのも事実である。
中小企業といえども、自社の明確な特質や事業スタンスを述べることも
同様に、多くなっている。無口な経営トップでは、事業そのものも危うい
こともあり得る。もっとも、多弁な経営者、営業責任者が顧客から信頼を
得られるか、は、少し違うかも知れない。

1.プレゼの基本
プレゼに必要とされるものは人柄、内容、伝え方と言われている。つまり、
誰が(人柄)、何を(内容)、どのように伝えるか(伝達技術)のこれら3つ
が合わさってこそすばらしいプレゼになる。
例えば、人の第一印象は最初の4分で決まるとアメリカの心理学者ズーニン
が言っている。コレは、経験的にも、納得されるのでは。
1)プレゼの表現手法 
基本として考えるべきは、全体要約、詳細説明、全体要約の流れあること。
①聴衆者に、これから何を話すかを要約して概要を話す。
②本論を実際に詳しく話す。
③最後に、もう一度何を話したかをまとめる。

更には、
要点、理由、具体例、要約が必要となる。
①最初に、自分の言いたい結論を述べる。
②次に、その理由を述べる。
③具体例、実例、事例を挙げ相手を納得への導く。
④最後に、もう一度自分の言いたいポイントを繰り返し締めくくる。

実際のプレゼを行う場合は、企画書やプレゼン資料を作って行うものであり、
資料をシナリオとして構成し、それに沿った形で進めていけば良いのだが
全体のストーリーを無視してしまうケースも見受けられる野で、注意が必要である。
聞き手は、あなたの作った資料をはじめて見るのであり、作り手は十分内容を
理解しているが、聞き手は0(ゼロ)からのスタートとなり、時間内に相手に
情報を正確に伝えられるよう分かりやすい説明方法が必要とされる。

心理学者アルバート・メラビアン教授は、コミュニケーションを構成する
3つの要素①言葉(なにを言うか)②話し方(声の調子、高低、音色等)③ボディー
ランゲージ(態度、姿勢、身ぶり、手ぶり、顔つき、外見、視線、服装など)の中で、
言葉以外つまり非言語コミュニケーションの果たす役割が全体92%であると
言っている。
つまり、聞き手を説得し、その人が提案に同意して実行してくれるようにするために
は、貴方自身もその提案内容を良く理解し自信を持っておくことが必要となる。
即ち、聞き手の望む最高の満足はどこにあるのか?あなたの提供する商品やサービス
はどのレベルにあるのか?他社や他の人の提案内容はどのレベルと考えられるのか?
等を考えておくことが肝要となる。

楽になるのか?
効率がアップするのか?
儲かるのか?
安心できるのか?
有利なスキルが身につくのか?
地球の問題を解決できるのか?
等など
このようなメリットを“明確”かつ“端的”に打ち出すことが不可欠となる。

2.パワーポイントによるプレゼの基本
行政関係のパワーポイントで良くあるのが、
・小さくて見えない文章
・やたらと箇条書き
・空いている場所に写真やイラスト
・イラッとくるアニメーション効果
パワーポイントは「プレゼ」だけに使われているのではない。
実際、パワーポイントがもっとも使われているシーンは、
スクリーンを用いたスライドプレゼンではなく、説明資料や営業資料として
つまり「紙」として使用する場面であり、企画書、提案書、商品案内、
調査資料などなど、パワーポイントを紙出力して相手と共有する。
「プレゼ」ではなく、「説明」にも使われるパワーポイント。
「スライド」ではなく、「紙資料」としても使われるパワーポイント。
これをキチンと理解して活用する必要がある。

1)配付資料をスクリーンに投影した説明会の場合
伝わる伝わらない以前に、スクリーンの文字が読めない。聞き手は見えない
スクリーンと説明者の話に意識を向けることなく、手元の配付資料をパラパラ
と好き勝手に眺めることになる。これでは、せっかく組み立てたストーリーも台無し。
このような「配付資料プレゼ」を成功させるには、どうすればよいか?
それは、「スライドの役割を変える」こと。
具体的には、「スライドを配付資料のナビゲーションとして使う」ことにする。

メインのツールは、手元に配られた配付資料。
スライドは、それをサポートする情報の提示に使用する。
勝手に配付資料をめくられないよう、説明をコントロールし、主導権を取るために
スライドを使う。
スライドの役割は、主に以下の4つ。
①参照すべき「位置」を示す
②強調したい部分を「拡大」する
③印象的なメッセージを「提示」する
④紙では観せられない「映像」を観せる

「配付資料をそのままスクリーンに映す」だけのプレゼは問題外だが、少し工夫を
すれば「伝わるプレゼ」に変わることになる。

2)印象に残るプレゼにするにはどうすればよいか?
スライドには「キーワード」か「ビジュアル」しか使わない。
たとえば、
スライド1:「55%」の文字
スライド2:「家」の写真
スライド3:「ゾウの群れ」の写真
スライド4:「三島と太宰」の文字
スライド5:「300年前」の文字
等など
スライドだけでは何のことかさっぱりわからないでしょう?
聞き手はプレゼンターの話を聴くしかない。
更に、スピーカーだけで行われる講演とは違い、スライドを使うことで
聞き手に強烈な「印象」を与えることができる。

プレゼンの具体的なつくりかたは、以下のとおり。
①スピーチ原稿をつくる→「口語」で書くことがポイント
②セクションごとのキーワードを決める
 →キーワードは、セクションの終わりあたりに登場する言葉を選ぶ
③キーワードを「文字」として使うか「ビジュアル」にするかを決める
 →「どちらが相手にとって印象的か?」を考える
④スライドをつくる
 →アニメーション効果は不要。画面切り替え効果は「フェード」程度。

注意すべきは、「キーワードが答えでない」こと。
まずは聞き手に「なんだろう?」と思わせ、そのキーワードに結びつく答えは、
口頭で述べるだけで焼き付くはず。

プレゼしてて大事なのは「記憶に残して相手を動かす事」。
コレには、プレゼの基本をキチンと考えると同時に、効果的な会場つくりも
必要となってくる。

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